Asiakaskirjeen kirjoittaminen

Jokainen meistä on saanut sähköpostiinsa asiakaskirjeitä teleoperaattoreilta, maksujenvälittäjiltä ja aivan miltä tahansa pätevältä vaikuttavalta yritykseltä.  Viestit vaikuttavat asiallisilta ja ne avautuvat sähköpostin lukijassa – mobiililaitteessa ja desktopissa.

Kerron tässä kirjoituksessani, miten Clover Shop -verkkokauppaohjelmistoa käyttävä verkkokauppias voi lähettää asiakkailleen yhtä asiallisia ja yhteensopivia asiakaskirjeitä

Sähköpostin lukijoiden rajoitukset

Aitoja sähköpostiohjelmia, kuten esimerkiksi Outlook tai Windows Live Mail, ei ole alunperin suunniteltu verkkoselaimiksi. Ne osaavat html-sivunkuvauskieltä vain tyydyttävästi.

Verkkoselaimella käytettävissä sähköpostinlukijoissa, kuten esimerkiksi Gmailissa ja Hotmailissa, on omat rajoituksensa, koska ne joutuvat sisällyttämään html-muotoisen viestin oman html-muotoisen verkkopalvelunsa sisään.

Turvallisuus ja tietoturva aiheuttavat myös rajoituksia html-muotoisten asiakaskirjeiden kirjoittamiselle. Suosittuja tekniikoita, kuten esimerkiksi JavaScript, rajautuu pois keinovalikoimasta.

Näistä kaikista vaikeuksista johtuen Internetiin on syntynyt teollisuuden sektori, joka tarjoaa palveluja sähköiseen asiakasviestintään ja markkinointiin liittyen.

Viestipohjan rakentaminen

Internetistä löytyy asiakaskirjeiden kirjoittamista helpottavia ilmaisia ja maksullisia työkaluja. Yksi sellainen on Litmus. Näiden työkalujen avulla voit rakentaa toimivan viestipohjan ja tallentaa sen omalle tietokoneellesi.

Jos kirjoitat viestipohjan alusta alkaen itse, kirjoita se 90-luvun tyylisellä html-koodilla. Käytä ns. inline-tyylejä. Voit kirjoittaa viestipohjan myös pelkkänä tekstinä, mutta siinä tapauksessa viesti ei ole html-muotoiltu eikä siinä voida näyttää kuvia.

Viestipohjassa ja asiakaskirjeessä näkyvät kuvat kannattaa sijoittaa omaan kotisivutilaan salatun https-yhteyden taakse. Kuvat voivat sijaita myös muualla Internetissä.

Kirjoittaminen

Asiakaskirje voidaan kirjoittaa Clover Shopissa ainakin kahdella eri tavalla:

  • Avataan viestipohjan html-koodi omalla tietokoneella olevalla html-editorilla. Muokataan tekstejä ja kuvia.
  • Kopioidaan html-koodi verkkokaupan hallintaliittymän markkinointi / asiakaskirje -kohtaan.

tai

  • Kopioidaan viestipohjan html-koodi verkkokaupan hallintaliittymän markkinointi / asiakaskirje -kohtaan.
  • Muokataan tekstejä ja kuvia visuaalisella html-editorilla.

Lähettäminen

Asiakaskirjeiden lähettämistä varten kannattaa luoda uusi sähköpostiosoite ja sähköpostilaatikko. Anonyymisti esimerkiksi PHP:n mail-funktiolla lähetetyt viestit jäävät herkemmin roskapostisuodattimiin.

Jos yrityksesi sähköpostiosoite on esimerkiksi info@example.com, lähetä asiakaskirjeet esimerkiksi osoitteesta asiakaskirje@example.com. Jos tämä osoite joutuu roskapostia torjuville mustille listoille, voit lähettää seuraavan asiakaskirjeen jostain toisesta osoitteesta.

Asiakaskirjeiden lähettäminen tapahtuu Clover Shopissa verkkokaupan hallintaliittymän lähetys-kohdan kautta. Voit valita juuri ennen lähettämistä, mistä sähköpostilaatikosta asiakaskirje lähetetään.

Roskapostisuodattimet

Sähköpostia vastaanottavat sähköpostioperaattorit estävät nykyisin viestejä kertomatta siitä vastaanottajalle. Toisin sanoen viestin vastaanottaja ei löydä viestiä edes roskapostikansiosta.

Esimerkiksi www-palveluntarjoaja Zoner kertoo blogissaan estävänsä yli 90 %:a saapuvista viesteistä. Ilman estämistä ihmisten sähköpostilaatikot olisivat täynnä roskapostia.

Vain fiksusti kirjoitetut ja lähetetyt asiakaskirjeet pääsevät perille asti. Tässä vinkkini roskapostiestojen ohittamiseksi (lyhyesti):

  • Lähetä asiakaskirjeitä vain asiakaskirjeen tilanneille ja verkkokauppasi asiakkaille (ns. ”saman tuoteryhmän” pykälä), jos rekisteriselosteesi sallii sen
  • Poista postituslistalta kaikki palautuneet viestit, esimerkiksi ”user unkwown”, lukuunottamatta ”over quota” ja lomavastaukset
  • Älä huuda esimerkiksi TARJOUS!!!
  • Vältä tiettyjä sanoja, kuten esimerkiksi shop, online, tarjous tai edullinen
  • Jos linkin ankkuritekstinä on linkki (esim. https://www.example.com), linkin on johdettava suoraan kyseiselle verkkosivulle
  • Rajoita linkkien määrä noin viiteen

Yhdistämistagit

Yhdistämistagit, esimerkiksi [UNSUBS], ovat vaihtuvan sisällön kohtia. Clover Shop korvaa kyseiset kohdat vastaanottajakohtaisella sisällöllä.

Yhdistämistagit mahdollistavat esim. asiakaskirjeen peruuttamisen ja asiakaskirjeen lukemisen seurannan. Seurantaa ei kuitenkaan kannata tehdä jokaisen lähetyksessä, koska siihen liittyy lakikiemuroita ja maineriskejä.

Tärkein yhdistämistagi on [UNSUBS]. Clover Shop korvaa sen vastaanottajakohtaisella asiakaskirjeen peruuttamisohjeella. Lisää yhdistämistageja löydät verkkokaupan hallintaliittymän markkinointi / asiakaskirje -kohdan viesti-kohdan oranssisesta kysymysmerkistä.

Ilmainen viestipohja

Rakensin näihin vinkkeihin perustuvan viestipohjan, joka toimii hyvin Clover Shopin visuaalisessa editorissa. Pohjani ei ole viimeisen päälle mietitty, mutta se on varmasti parempi kuin ei mitään.

Jos käytät Clover Shoppia, saat viestipohjani ilmaiseksi käyttöösi ottamalla yhteyttä Clover Shopin asiakaspalveluun. Mainitse viestissäsi ”Ernon ilmainen kirjepohja”.

Tekijä: Erno Penttilä

Työskentelen Clover Shop -verkkokauppaohjelmiston tuotekehityksessä.